Embajada del Japón en el Perú
在ペルー日本国大使館

Formato de solicitud

INTRODUCCIÓN

El Gobierno del Japón ofrece un programa de asistencia económica para proyectos de desarrollo diseñados para atender las diversas necesidades de los países en vías de desarrollo. Conocido como "Asistencia Financiera no Reembolsable para Proyectos Comunitarios de Seguridad Humana (APC)” , este programa apoya proyectos propuestos por varias instituciones tales como organizaciones no-gubernamentales (ONGs) gobiernos locales y regionales, así como organismos descentralizados. El programa de APC ha adquirido una reputación excelente porque proporciona un apoyo relativamente flexible y rápido a los proyectos de desarrollo a nivel comunitario.

OBJETIVOS

El objetivo del programa APC es proporcionar asistencia financiera no reembolsable para ayudar a ejecutar proyectos de desarrollo.
La disponibilidad de los fondos del APC en cada país elegible proporciona a la AOD japonesa (Asistencia Oficial para el Desarrollo) nuevos medios de cooperación que influyen directamente en el bienestar de las comunidades.

ORGANIZACIONES ELEGIBLES

Toda organización sin ánimo de lucro puede ser receptora de la APC, siempre y cuando sea la encargada de ejecutar proyectos a nivel comunitario. (Las personas individuales y empresas privadas que buscan rentabilidad no son elegibles)
Por ejemplo, podrían ser receptoras potenciales los ONGs (nacional o internacional), Gobierno Regionales, Municipalidades otras asociaciones sin ánimo de lucro. En el caso de ONG nacional deberá estar registrada en la Agencia Peruana de Cooperación Internacional (APCI), y en el caso de ONG internacional debera estar inscrita en el Registro de Entidades e Instituciones de Cooperación Técnica Internacional Extranjeras a cargo de la Agencia Peruana de Cooperación Internacional (APCI).

COBERTURA DEL PROGRAMA APC

1) Un proyecto de desarrollo puede ser elegido para ser financiado bajo el esquema de APC, siempre y cuando este dirigido a la asistencia comunitaria. Sin embargo, se presta atención especial a los proyectos en las siguientes áreas:

• Lucha contra la pobreza
• Apoyo al sector social
• Infraestructura económica
• Medio Ambiente

2) Las áreas de prioridad pueden ser determinadas por la embajada japonesa en cada país elegible, de acuerdo con las necesidades de desarrollo del mismo.

FONDOS DISPONIBLES

Los fondos se conceden después de que el Gobierno del? Japón haya evaluado y aprobado las solicitudes para proyectos específicos.
El monto máximo de asistencia otorgado por proyecto es generalmente de diez millones de yenes japoneses. Los posibles solicitantes deben tener en cuenta que los siguientes ítems del presupuesto no pueden ser financiados: salarios, costos de gestión, mantenimiento de instalaciones y equipos, así como gastos de viaje y otros costos administrativos y operativos de la organización.

CÓMO SOLICITARLO

Si la organización solicitante cumple las condiciones anteriormente descritas y desea recibir los fondos del programa APC para ejecutar el proyecto de desarrollo, debe dirigir una solicitud a la Embajada de Japón en el Perú de acuerdo al formato APC (incluyendo el expediente técnico completo con planos de arquitectura, estructuras, instalaciones sanitarias y eléctricas, así como metrados, presupuestos, análisis de costos unitarios, estudio de suelos y otros análisis necesarios según el tipo de proyecto. En el caso de adquisición de equipos, incluir las especificaciones técnicas y justificación de cada equipo solicitado, considerando el espacio y seguridad para su instalación, proformas de tres proveedores entre otros). La solicitud debe ir acompanada de un presupuesto detallado del proyecto, un mapa que muestre la ubicación del mismo, sustentación de la necesidad y sostenibilidad de dicho proyecto y una copia de su registro en la Agencia Peruana de Cooperación Internacional (APCI), en caso se trate de un ONG.
Se ruega presentar el formulario de solicitud y los demás documentos requeridos a la Embajada del Japón. Dependiendo del caso, se pedirá información adicional sobre el proyecto para lo cual es esencial proporcionar sus datos institucionales y otras referencias para estar en contacto.
En el momento de diligenciar el formulario de solicitud, se ruega tener en cuenta lo siguiente:
1) En la selección para financiar los proyectos, el Gobierno de Japón brinda la mayor prioridad al impacto y la sostenibilidad de los mismos. Como punto primordial, se debera demostrar a la embajada que la organización solicitante es capaz de ejecutar de una forma segura un proyecto de desarrollo. Una descripción detallada de los pasados logros de la organización es importante en el momento de la evaluación del proyecto.
2) Como se ha mencionado anteriormente, el Gobierno del Japón no puede proporcionar fondos para salarios y otros gastos de operación. En consecuencia los costos administrativos para la realización del proyecto deben estar financiados independientemente por la organización. Es necesario demostrar a la embajada que posee recursos suficientes para cubrir los costos de administración y/o mantenimiento.
3) A fin de que el gobierno japonés pueda verificar el valor de cada ítem del presupuesto se deben presentar tres cotizaciones, de tres proveedores diferentes, para cada uno de ellos.

PROCEDIMIENTOS DE APROBACIÓN

Desafortunadamente, el gran número de solicitudes recibidas por el Gobierno del Japón, supera su capacidad de atención. Como consecuencia, los fondos solo serán otorgados a los proyectos que después de una evaluación detallada, sean considerados los más viables e importantes.
Una vez que la solicitud y los documentos relacionados son recibidos por la Embajada del Japón, el procedimiento será el siguiente:

1) Evaluación del proyecto: Cuando se recibe la solicitud, los funcionarios de la embajada evalúan el expediente técnico del proyecto prestando una especial atención a su objetivo, impacto socioeconómico, autosostenibilidad, capacidad de la entidad receptora y costo del proyecto. En base a los puntos anteriores, se seleccionan los proyectos más apropiados para la asistencia.

2) Visita al lugar del proyecto: Los funcionarios de la embajada a cargo de APC visitarán el lugar del proyecto seleccionado, para determinar la factibilidad del proyecto? que determinará la pertinencia o no de la asistencia. La aprobación final es otorgada por? el Ministerio de Asuntos Exteriores en Tokio.

3) Contrato de donación: La Embajada de Japón y la entidad receptora firmarán un contrato de asistencia. Este contendrá el título del proyecto, los objetivos y los detalles del proyecto, el nombre de la organización receptora, una cláusula que destaca el uso apropiado de los fondos, el monto máximo a desembolsar, las fechas de presentación de los informes y la fecha de terminación del proyecto. Adicionalmente, ?la entidad receptora firmará un Compromiso para garantizar el buen manejo y administración de la donación.

4) Entrega de los fondos: Una vez que se haya recibido la Solicitud de Fondos, firmada por la organización receptora, la embajada procederá a desembolsar el monto donado.

5) Ejecución del proyecto: La asistencia deberá ser utilizada correcta y exclusivamente en la compra de los productos y/o servicios necesarios para el proyecto aprobado. Una vez que los fondos hayan sido desembolsados, se espera que la ejecucion del proyecto se realice de forma eficiente y puntual, en conformidad a un cronograma establecido (la ejecución debe ser menor a un año).

6) Cambios al proyecto original: Si la organización receptora se ve en la necesidad de modificar ciertos detalles del proyecto, debe consultarlo con la embajada y pedir su aprobación previamente (tanto la consulta como la aprobación deberán realizarse de forma escrita).

7) Informes: Es necesaria la presentación de un informe intermedio durante la fase ejecución del proyecto. Asimismo, al término del proyecto es necesaria la presentación de un informe final técnico-financiero. Al informe financiero se adjuntarán los recibos pertinentes a las adquisiciones efectuadas con la donación. (Según sea el caso, se solicitará la presentación de informes intermedios adicionales).

8) Auditoría: Es obligatorio que una organización no relacionada con el proyecto lleve a cabo una auditoría cuando el importe total de las donaciones supera los 3 millones de yenes.

OTROS REQUISITOS

1) Los fondos recibidos deberán utilizarse exclusivamente dentro del marco la ejecución del proyecto. La Embajada de Japón se reserva el derecho de exigir la devolución de la donación si los fondos se utilizan para otro propósito que no sea la realización del proyecto.
2) La organización receptora debe llevar cuentas separadas para la ejecución del proyecto a fin de facilitar las operaciones de auditoría por parte de la embajada o de su representante.

NOTAS IMPORTANTES

(1) La recepción de expedientes técnicos serán revisados, siempre y cuando se ajusten al formato de solicitud APC.
(2) Las solicitudes pueden ser recibidas durante todo el año.
(3) Dada la gran cantidad de solicitudes que se reciben, la Embajada del Japón no puede dar respuesta a los proyectos no atendibles, ni devolver expedientes recibidos.
(4) Para el año fiscal 2010, el monto máximo por solicitud es de aproximadamente US$ 100,000 (incluyendo los gastos de auditoría y supervisión externa designados por la embajada).
(5) Para solicitar la versión electrónica del formato de solicitud, sírvase enviar un mensaje a nuestro correo electrónico indicado al final de este documento (e-mail).
(6) Toda consulta se podrá absolver vía correo electrónico (e-mail) o por teléfono de lunes a viernes de 9:00 a.m. a 17:00 p.m.

PROYECTOS APC FINANCIADOS EN EL PERU 1989 - 2008