GUÍA DE LA ASISTENCIA PARA PROYECTOS COMUNITARIOS CULTURALES

 

 

1.      Objetivo

(1)    Debe tratarse de proyectos que tengan como objetivo promover la cultura y/o educación  superior (no están permitidos los referentes a la educación primaria o secundaria) y que contribuyan en la promoción del intercambio cultural con el Japón.

(2)    Deben ser proyectos que beneficien directamente a la comunidad. Es favorable que en el proceso de ejecución del proyecto se cuenten con la participación activa de la población beneficiaria.

 

2.      Entidades elegibles

Organismos no lucrativos que trabajen a nivel comunitario (ONGs, gobiernos locales, instituciones de enseñanza superior y de investigación, etc.)

 

3.      Fundamentos

(1)    Deben ser proyectos en pequeña escala que no excedan de los 10 millones de yenes (aproximadamente 120 mil dólares americanos), y que comprenda la adquisición de equipos y/o refacción o construcción de instalaciones. No se considerará parte de la asistencia, los gastos administrativos de una institución, materiales consumibles, costos de operación y mantenimiento de las instituciones y/o equipos.

(2)    La APCC no incluye el pago de tributos de ninguna índole (impuestos, tasas, derechos aduaneros, etc.) que se produzcan antes, durante o después de la adquisición de equipos y/o refacción o construcción de las instalaciones. Sin embargo, si se trata de un organismo inscrito en APCI puede solicitar ante APCI la devolución de los impuestos.

 

4.      Proyectos Favorables

(Son proyectos que en términos generales suelen ser favorecidos, pero el APCC no necesariamente se limita a ellos)

(1)         Proyectos sobre equipos para la educación del idioma japonés.

(2)         Proyectos sobre equipos para la promoción del deporte tradicional del Japón.

(3)         Proyectos relacionados a los programas de televisión.

(4)         Proyectos sobre equipos de luces y sonido.

(5)         Proyectos sobre equipos audio-visuales.

(6)         Proyectos sobre instrumentos musicales.

(7)         Proyectos sobre equipos de difusión de medios de comunicación.

(8)         Proyecto sobre equipos para la conservación del patrimonio cultural e histórico.

(9)         Proyectos relacionados a la construcción y/o remodelación de instalaciones culturales (museos, bibliotecas, teatros, centros comunitarios, etc.), de educación superior y centros de investigación (no incluye la compra de terrenos).

(10)     Proyectos sobre subsidio en la importación de equipos (sólo el transporte de equipos donados por entidades públicas u ONGs japonesas)

 

 

5.      Proyectos Inconvenientes

(1)    Proyectos que a su vez pertenezcan a otro esquema de asistencia del Japón.

(2)    Proyectos cuyo resultado no beneficie directamente a la comunidad.

(3)    Proyectos que soliciten equipos, artículos y/o gastos no aplicables a la donación cultural.

 

6.      Notas Importantes sobre los Equipos

(1)    Debe tratarse de proyectos que tengan una magnitud presupuestal clara, así como tiempo de ejecución (máximo 1 año) y objetivos concretos.

 

(2)    No son objeto del APCC

Los que se nombran a continuación no se encuentran considerados en la presente asistencia.

l  Equipos de oficina (copiadora, equipos de fax, etc.)

l  Útiles de escritorio

l  Automóviles (excepto transportes especializados)

l  Equipos requeridos en un establecimiento (aire acondicionado, iluminación, equipos de seguridad y cableado, etc.)

l  Muebles.

l  Materiales de difusión de la cultura japonesa, obras de arte o artesanales, etc. (pinturas, cerámicas, etc.)

l  Gastos administrativos y de otra índole del organismo solicitante o de sus integrantes, miembros o participantes. (sueldos, remuneraciones, honorarios, etc.)

l  Gastos de mantenimiento de los equipos o material solicitado.

l  Gastos de actividades/asuntos culturales que sean lucrativos.

l  Adquisición de terrenos.

l  Equipos de investigación que no se observe claramente beneficios para la población.

l  Subvención económica de toda índole.

 

(3)    Libros

En principio, los libros y textos que estén relacionados a un proyecto de educación de idioma japonés y los libros sobre Japón, entre otros, no se encuentran incluidos.

 

(4)    Artículos de consumo y suministros

Los artículos de consumo y suministros (pelotas, raquetas, etc.) no son objeto de la presente donación. Sin embargo, podrían ser aprobados si se demuestra que son indispensables para la ejecución de las actividades del proyecto y sin ellos se pierde el sentido de toda la asistencia, además de obstruir el alcance de los objetivos trazados.

 

(5)    Computadoras

Se podría incluir sólo en el caso de que sean indispensables para el cumplimiento del objetivo de la asistencia y existen garantías suficientes para su buena conservación y mantenimiento.

 

 

7.      Notas Importantes sobre la Refacción o Construcción de Instalaciones

(1)    El Objetivo de la refacción o construcción de instalaciones debe estar relacionado directamente a la promoción de la cultura, deporte y/o educación.

 

(2)    Se puede incluir en la solicitud el suministro de equipos requeridos en la instalación que esté por refaccionarse o construirse, pero deben estar enmarcados dentro de los equipos permitidos por la APCC.

 

(3)    No se considera parte de esta asistencia la adquisición de terrenos.

 

 

8.      Modo de aplicación

(1)    Presentar los siguientes documentos a la Embajada del Japón (Av. San Felipe 356, Jesús María).

·         Formato de solicitud debidamente llenado.

·         Cotización de 3 empresas.

·         Cotización de 3 auditoras (siempre que el proyecto supere los 3 millones de yenes)

·         Plano de ubicación del proyecto.

·         Fotografía del sitio del proyecto y de los equipos existentes relacionados al proyecto.

·         Otros documentos que sean solicitados según sea el caso.

 

(2)    Observaciones al momento de presentar la solicitud.

·         En la selección de proyectos, el Gobierno del Japón da una elevada prioridad al impacto y la sostenibilidad de los mismos. Por lo tanto, el organismo solicitante debe convencer a la Embajada del Japón que es capaz de manejar efectivamente el proyecto.  Por lo tanto, sería apreciada una descripción detallada de los logros concretos alcanzados por su organismo.

·         El Gobierno del Japón no provee de fondos para sueldos u honorarios ni otros gastos operativos. Los costos recurrentes de la implementación del proyecto deben ser por lo tanto financiados por el organismo solicitante de manera independiente. El organismo solicitante debe demostrar que cuenta con fondos suficientes para cubrir gastos corrientes para convencer a la Embajada del Japón que es capaz de mantener el proyecto.

·         La pro forma debe ser abastecida por cada artículo para poder  asegurar el valor monetario. Mientras sea posible, el organismo solicitante debe presentarla de 3 empresas distintas.

 

9.      Proceso hasta la aprobación

 

 

El Gobierno del Japón no puede asistir cada proyecto que le sea presentado. Los fondos son otorgados a los proyectos apropiados luego de una revisión y evaluación detallada por el Gobierno del Japón.

Luego que la Embajada del Japón recibe el formato de aplicación y los documentos adjuntos de la organización solicitante, llevará a cabo los siguientes pasos:

 

(1)   Revisión del proyecto: Cuando la aplicación es recibida, el proyecto es revisado por los miembros de la Embajada quienes enfocan particularmente su atención a los objetivos, impacto y costo del proyecto. Sobre estas bases se eligen los proyectos que tienen potencial para recibir la asistencia.

(2)   Visita del sitio: Los miembros de la Embajada visitarán el sitio de ejecución del proyecto con potencial.

(3)   Aprobación del proyecto: La Embajada enviará la aplicación del proyecto con potencial al Ministerio de Relaciones Exteriores del Japón en Tokio y este Ministerio llevará a cabo mayores evaluaciones y labores para su aprobación.

(4)   Contrato de donación: La Embajada del Japón y el organismo receptor firmarán un Contrato de Donación. Este contrato contiene el título y objetivos del proyecto, el nombre del organismo receptor, los derechos y obligaciones de cada una de las partes, el monto máximo que se proveerá para la implementación del proyecto, la fecha de presentación de los informes intermedio/final y la fecha de culminación del proyecto.

(5)   Desembolso de fondos: El organismo receptor debe presentar una solicitud de pago con los documentos relevantes para recibir los fondos.

(6)   Implementación del proyecto: La donación debe ser utilizada apropiada y exclusivamente para la adquisición de los productos y/o servicios especificados en el formulario de aplicación del proyecto aprobado. Una vez que los fondos de la donación son desembolsados, se espera que la implementación del proyecto sea efectuada de manera oportuna y de conformidad con itinerario acordado (en principio, dentro de un año).

(7)   Cambios al plan original: Si el organismo receptor necesita modificar el plan del proyecto por alguna razón, debe consultarlo con la Embajada y buscar su aprobación previa (tanto la consulta como la aprobación deben realizarse por escrito).

(8)   Informe: Se requiere la presentación de un informe intermedio durante la ejecución y un informe final al término del proyecto (en algunos casos, se le puede solicitar al organismo receptor informes intermedios adicionales).

(9)   Auditoría: Se requiere una auditoría externa en el caso que la donación supere los 3 millones de yenes (aprox. US$ 34,000.00).